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Aide module ACTES
Publié par Anonymes le 11/12/2013 11:00:00
 

 Préambule

puce_bleue Accès à Stela
Pour se rendre sur la plate-forme STELA, il suffit, dans votre navigateur internet (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, ...) de se rendre sur le site https://stela.sictiam.fr.
Certaines rubriques sont accessibles en anonyme (visualisation des alertes, du descriptif, du registre des actes).
 
Pour se connecter à STELA :
- tout utilisateur souhaitant consulter la liste des actes de sa collectivité doit avoir en sa possession ses identifiants (identifiant et mot de passe).
- tout utilisateur souhaitant déposer des actes doit avoir en sa possession un certificat de signature électronique répondant à la norme ACTES.
 
puce_bleue Gestion des groupes
STELA a été conçue pour gérer les actes en fonction de groupes d’utilisateurs comparables à des services. Suivant le souhait des services et de leurs directions, il est possible de visualiser ses propres envois, ceux de son service mais aussi ceux des autres services.

De même, en fonction de la configuration choisie, il est possible d’envoyer un acte pour le compte de différents services. Il suffira au moment de l’envoi de choisir le groupe pour lequel la transmission doit être réalisée.


Naviguer dans STELA

puce_bleue Connexion
Pour accéder à la plate-forme, vous devez ou non vous authentifier sur le site https://stela.sictiam.fr :
• Aucune Authentification :
     o La plate-forme STELA est accessible sans authentification, mais dans ce cas l’utilisateur à seulement accès au descriptif, au registre des délibérations et aux alertes.

• Authentification :
     o Soit vous disposez d’un certificat SSL, dans ce cas, il vous suffit de l’insérer dans votre ordinateur avant de démarrer votre navigateur. Vous connecter sur https://stela.sictiam.fr, cliquer sur « Se connecter », vous serez automatiquement reconnu.
Cette connexion par certificat est nécessaire pour toute personne désirant télétransmettre un acte.
     o Soit vous ne disposez pas d’un certificat SSL, dans ce cas, en vous connectant a STELA, et en cliquant sur « Se connecter » votre identifiant et votre mot de passe vous seront demandés. Cette connexion sans certificat ne permet pas le dépôt d’un acte mais permet la visualisation des actes télétransmis.

puce_bleue Alertes
En page d’accueil : affichage des six dernières actualités publiées sur la plate-forme. Les alertes informent par exemple des éventuelles interruptions de service, des nouveautés etc.
Ne pas hésiter à les consulter régulièrement.

Dans le menu Contrôle de légalité et sous menu Alertes : la rubrique rassemble l’ensemble des alertes publiées sur la plate-forme et donne la possibilité de s’abonner aux envois de notification pour chaque nouvelle alerte.

puce_bleue Télétransmission des actes soumis au contrôle de la légalité
Depuis la page d’accueil, cliquer dans le menu CONTROLE DE LEGALITE pour télétransmettre vos actes réglementaires ou budgétaires.
Ensuite faite le choix pour votre dépôt :
- Déposer un acte : dépôt unitaire
- Déposer un lot d’actes : dépôt par lots
- Déposer un acte budgétaire : dépôt unitaire d’un acte budgétaire

Dépôt unitaire d’un acte réglementaire
Cliquer sur Déposer un acte : Compléter les champs puis attacher l’acte et les éventuelles annexes. Cliquer sur  Envoyer.
Une aide contextuelle est disponible directement sur la page. Pour la visionner, cliquer sur les points d’interrogation accolés aux champs.

Dépôt par lots d’actes réglementaires
Cliquer sur Déposer un lot : Compléter les champs puis attacher l’acte et les éventuelles annexes. Cliquer sur  Acte suivant, l’acte est envoyé et une nouvelle page permet de saisir un nouvel acte en reprenant les informations de l’acte précédent. Il convient de modifier un ou plusieurs champs, si les données diffèrent  pour le nouvel acte à envoyer. Et ainsi de suite pour chacun des actes à transmettre jusqu’au dernier après lequel le bouton DERNIER ACTE terminera les envois.

Dépôt unitaire d’un acte budgétaire
Cliquer sur Déposer un acte budgétaire : Compléter les champs puis attacher l’acte et les éventuelles annexes.
Cliquer sur  Envoyer.
Une aide contextuelle est disponible directement sur la page. Pour la visionner, positionner votre souris les points d’interrogation accolés aux champs.

Une fois l’acte télétransmis, il se stocke dans une liste d’éléments en attente de traitement par STELA. Après quelques minutes, l’enveloppe (contenant l’acte) est vérifiée, puis transmise au Ministère de l’Intérieur. L’acte apparaît dans la liste des actes et est associé à un identifiant unique généré selon la norme du Ministère de l’Intérieur sous la forme suivante : 006-250601879-20070911-1234567-DE (numéro du département – numéro SIREN – date de la décision – numéro interne de l’acte – la nature de l’acte en abrégé).

A NOTER :

- Chaque envoi est limité à 20 Mo (Méga octets).
- Les formats de fichiers autorisés pour les actes et leurs annexes sont les formats .pdf .png et xml.
- La plate-forme renommera les fichiers transmis pour l’envoi au Ministère de l’Intérieur sous cette forme : 006-250601879-20070911-1234567-DE-1-1_1.pdf. Cependant nous conseillons de prendre l’habitude de nommer les fichiers en évitant les espaces et surtout les caractères spéciaux et accentués.
- Tel que précisé dans la convention établi avec la représentant de l’Etat, les actes relatifs à l’urbanisme sont exclus de la télétransmission.
 
puce_bleue Suivi de l'acte
 
   
Chaque acte transmis s’agissant d’un envoi par enveloppe ou par acte fait l’objet d’un retour du Ministère de l’Intérieur.
Ce retour se visualise dans la colonne Statut
 

puce_bleue Réception d'un accusé de réception
Le statut est AR Préfecture
La préfecture a reçu l’acte, l’accusé de réception équivaut aux perforations apposées sur les documents papier.
Pour visualiser l’accusé, il suffit de cliquer sur le statut de l’acte. Pour visualiser l’acte, cliquer sur le fichier du champ Document
L’historique à droite de l’accusé, récapitule le déroulement des étapes associées à l’acte.
 
puce_bleue Retour d'une anomalie
Le statut est Anomalie, suivi du type d’anomalie.
Si l’envoi contient une erreur (acte déjà transmis, …), STELA recevra un message mentionnant une anomalie. Il convient de corriger l’erreur et de renouveler l’envoi de cet acte.
Lors de l’envoi de l’acte corrigé, il convient de suivre la procédure d’un dépôt d’acte, donc de remplir les divers champs, cependant dans le champ Numéro interne il convient d’indiquer le numéro interne suivi de_1 lors du premier envoi correctif et ainsi de suite (ex : 200701 _1 avec 200701 : numéro interne).
 
puce_bleue Annulation
En cas d’envoi incorrect, l’annulation de l’acte est possible et ce dans un délai de deux mois (période que se laisse la préfecture pour émettre un avis).
Pour annuler un acte, cliquer sur l’acte concerné, puis cliquer sur le bouton Annuler l’acte.

 

Une confirmation d’annulation vous demande de valider votre demande. Après quelques minutes, le statut de l’acte se voit modifié. Le statut est AR Préfecture de l’annulation
Lors de l’envoi de l’acte corrigé, il convient de suivre la procédure d’un dépôt d’acte, donc de remplir les divers champs, cependant dans le champ Numéro interne il convient d’indiquer le numéro interne suivi de _1 lors de premier envoi correctif et ainsi de suite (ex : 200701 _1 avec 200701 : numéro interne). 
 
puce_bleue Notifications
STELA permet la réception par courrier électronique de notifications afin d’être alerté des différentes étapes de la vie d’un acte, sans se connecter à la plate-forme. Chaque utilisateur peut paramétrer ses notifications pour son profil.
Pour sélectionner les notifications, accéder au sous menu Notifications disponible dans le menu CONTROLE DE LEGALITE et cocher les notifications souhaitées.
La liste des notifications choisies seront mentionnées sous l’onglet MENU UTILISATEUR puis Notifications.
puce_bleue Recherche
Depuis la liste des actes, l’entrée dans le champ Recherche d’un mot clé (d’une longueur supérieur à 4 caractères), d’une date permet de lancer une recherche de façon simplifiée.

Le lien Rechercher un acte permet d’accéder à un formulaire permettant de procéder à une recherche qui peut être multicritères en fonction de la date, du numéro de l’acte, de l’identifiant de l’acte, de sa nature, de sa matière et/ou de son objet. 

puce_bleue Tests
Pour effectuer des tests d’envoi
- Avertir préalablement la préfecture ou sous préfecture
- Noter la mention TEST dans les champs nature et objet
- Annuler l’envoi à la fin du test


Nouvelles transactions 

puce_bleue Réception d'un courrier simple
Le statut est « courrier simple ».
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre un courrier simple constitué des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date de l’envoi ainsi que le fichier .pdf du courrier qui dans la version actuelle n’a pas obligation d’être signé.
Pour répondre à un courrier simple, il convient de suivre la procédure de réponse en attachant votre courrier réponse (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis de le déposer sur la plate-forme.


 


 
 


 A savoir : cet échange de courriers n’a aucune incidence sur les délais de recours

puce_bleue Réception de demandes de pièces complémentaires
Le statut est « demande de pièces complémentaires ».
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre une demande de pièces complémentaires constituée des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date de l’envoi ainsi que le fichier .pdf de la demande qui dans la version actuelle n’a pas obligation d’être signé.
 
Pour répondre à cette demande, il convient de suivre la procédure de réponse. Pour cela, sélectionnez le choix « réponse », attachez votre courrier réponse (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.







 Pour refuser cette demande, sélectionnez le choix « refus explicite », attachez votre courrier de refus explicite (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.

   

A savoir : un accusé de réception est renvoyé par le Ministère de l’Intérieur de façon automatisée, sans intervention humaine, dès réception du message concerné.
  
puce_bleue Réception de lettres d'observations
Le statut est « lettre d’observations ».
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre une lettre d’observations constituée des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date de l’envoi ainsi que le fichier .pdf de la demande qui dans la version actuelle n’a pas obligation d’être signé.

Pour répondre à cette lettre, il convient de suivre la procédure de réponse. Pour cela, sélectionnez le choix « réponse », attachez votre courrier réponse (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.




 
Pour refuser cette lettre, sélectionnez le choix « refus explicite », attachez votre courrier de refus explicite (format : .pdf, .jpeg, .png) à partir du bouton parcourir puis déposez le sur la plate-forme.
 




 
A savoir : un accusé de réception est renvoyé par le Ministère de l’Intérieur de façon automatisée, sans intervention humaine, dès réception du message concerné.
 
 
puce_bleue Réception de déféré TA
Le statut est « déféré TA »
Votre préfecture ou sous-préfecture peut vous transmettre un message pour un déféré au Tribunal Administratif constitué des éléments suivants : identifiant unique de l’acte, la date du dépôt du déféré au TA avec la nature de l’illégalité, du motif de déféré ainsi que les documents en .pdf qui dans la version actuelle n’ont pas obligation d’être signés.
 

  
puce_bleue Tampon du visa disponible sur le .pdf
Depuis la version 0.6, un tampon est désormais visible sur votre acte au format pdf prouvant l'existence de la réception de l'AR préfecture et ce afin de vous éviter de faire un copier/coller du pavé AR dans votre document originel. Vous pouvez cependant récupérer votre document original en cliquant sur le lien disponible dans le pavé « Détail de l’acte ». 

   
 
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